Randevu ve Form Sistemleri

Randevu ve form sistemi nedir?

Randevu sistemi, müsait saatlerinizi ziyaretçiye gösterip seçim yaptıran ve randevuyu takviminize yazan bir yapıdır. Form sistemi ise talebi karşılamak için gereken bilgileri doğru sırayla toplayan bir akıştır. İkisinin ortak amacı aynıdır: telefonla yürüyen işi ekrana taşımak ve hiçbir talebin kaybolmamasını sağlamak.

Sitedeki basit iletişim formu genelde iki sorunu birden yaratır. Ya çok az bilgi ister ve gelen talep işe yaramaz ("fiyat nedir?"), ya da çok fazla alan içerir ve kimse doldurmaz. Doğru form, teklif verebilmek için gereken minimum bilgiyi mantıklı bir sırada toplar; uzun formları adımlara bölmek doldurma oranını belirgin şekilde artırır.

Sistemin arkasında bir kayıt listesi bulunur. Gelen her talep durumuyla birlikte listelenir, kime atandığı ve ne sonuçlandığı işaretlenir. Böylece hem takip yapılabilir hem de ay sonunda kaç talep geldiği ve kaçının işe döndüğü görülür.

Neler dahil?

• Müsaitlik takvimiÇalışma saatleri, mola, tatil ve randevu süresi tanımlanır; dolu saatler ziyaretçiye kapalı gösterilir.
• Çok adımlı formUzun formlar adımlara bölünür; her adımda sadece gerekli alanlar sorulur, ilerleme çubuğu gösterilir.
• Otomatik hatırlatmaRandevudan önce e-posta veya SMS ile hatırlatma gönderilir, gelmeme oranı düşer.
• Personel ve şube ayrımıBirden çok kişi veya lokasyon varsa her biri kendi takvimini yönetir, ziyaretçi seçim yapabilir.
• Spam korumasıBot gönderimlerini engelleyen koruma kurulur, gerçek taleplerin arasında çöp kayıt birikmez.
• Talep listesi ve raporlamaGelen tüm kayıtlar durumuyla listelenir, Excel'e aktarılır; dönemsel talep sayısı izlenir.

Kimler için uygun?

Randevuyla çalışan klinik, diş hekimi, güzellik merkezi, veteriner, danışman ve avukat gibi meslek grupları için randevu takvimi doğrudan işe yarar. Servis ve bakım firmalarında ise saha ekibinin gün planı bu takvim üzerinden kurulabilir.

Teklif üzerinden satış yapan üretici ve hizmet firmalarında ise randevu yerine çok adımlı teklif formu daha uygundur; ölçü, adet, malzeme gibi bilgiler baştan alındığında ilk telefon görüşmesi doğrudan fiyat konuşmasına döner. Reklam trafiğiyle çalışıyorsanız aynı formu bir açılış sayfasının içine yerleştirmek en verimli kurgudur.

Fiyatı ne belirler?

Takvim kurallarının karmaşıklığı belirleyicidir. Tek kişilik, sabit saatli bir takvim ile birden çok personelin farklı hizmet süreleri, farklı şubeleri ve kaynak çakışması olan bir yapı arasında büyük fark vardır.

Bildirim kanalları ikinci kalemdir. E-posta bildirimi standarttır; SMS gönderimi için servis kullanılır ve mesaj başına ücret doğrudan sağlayıcıya ödenir, bu bedel teklifin dışındadır.

Ödeme alma, CRM'e otomatik kayıt veya takvim uygulamalarına senkronizasyon gibi eklentiler kapsamı büyütür. Formun mevcut sitenize mi eklendiği yoksa ayrı bir sayfa olarak mı kurulduğu da süreyi etkiler.