Ankara CRM Yazılımı

Excel'de yürüyen satışın bedeli

Excel kötü bir araç değil, sadece tek kişilik bir araç. İki satış temsilcisi aynı dosyayı açtığı anda hangi kopyanın güncel olduğu tartışmalı hâle gelir. Dosya çoğaldıkça müşteri listesi de çoğalır; aynı firma iki farklı satırda, iki farklı yetkiliyle görünür.

Asıl kayıp ise takipte yaşanır. Verilen teklifin ne zaman aranacağı kimsenin ekranında yazmadığı için hatırlayan arar, hatırlamayan aramaz. Fiyat verilmiş bir müşterinin haftalarca dönülmeden beklemesi bu yüzden olur.

Bir de personel değişikliği var. Satış temsilcisi ayrıldığında geçmiş görüşmeler onunla birlikte gider; yeni gelen kişi müşteriyle sıfırdan tanışır. Kayıtlar sistemde durduğunda bu devir sancısız olur.

• Tek müşteri kartıHer firma tek kayıtta toplanır, yetkilileri ve iletişim geçmişi aynı ekranda görünür.
• Teklif geçmişiAynı müşteriye verilmiş eski teklifler ve revizyonları kart üzerinden izlenir.
• HatırlatmaAranacak tarih kayda bağlanır, gün geldiğinde ilgili temsilcinin ekranına düşer.
• Devir kolaylığıTemsilci değiştiğinde müşteri portföyü geçmişiyle birlikte yeni kişiye aktarılır.

Ankara CRM programı yerine size özel CRM

Hazır CRM programlarının çoğu tek bir satış modeline göre yazılmıştır: müşteri adayı gelir, aşamalardan geçer, satış kapanır. Projeye göre teklif veren bir makine imalatçısında ya da bayi üzerinden satan bir üreticide bu akış birebir oturmaz. Aşamaların adı da sayısı da firmadan firmaya değişir.

Bizim yaklaşımımız, sizin satış akışınızın kendisini ekrana çevirmek. Teklif kaç kademeden onay alıyor, revizyonlar nasıl numaralanıyor, iş hangi noktada kaybedilmiş sayılıyor gibi kararlar sizden çıkar; yazılım o kararların üzerine kurulur.

Dürüst olalım: isim verebileceğimiz, tamamlanmış bir CRM referansımız henüz yok. Bu sayfada anlattıklarımız, panel ve otomasyon işlerinde kullandığımız aynı yöntemin CRM'e uygulanması. İsterseniz kapsamı küçük tutup önce çekirdek bir sürümle başlar, işleyen bir yapı gördükten sonra genişletiriz.

Yaptığımız panel ve otomasyon işleri neyi gösteriyor?

Bir CRM'in iki temel iskeleti vardır: yetki seviyeli bir yönetim paneli ve kayda bağlı çalışan bir otomasyon. Her ikisini de yazdık. Aşıcı Grup Prefabrik için kurduğumuz tam yönetim panelinde farklı kullanıcıların farklı alanlara erişmesi, içeriğin panelden yönetilmesi ve değişikliklerin yayına alınması firmanın kendi ekibinde yürüyor.

Otomasyon tarafında Türesan Makine için e-posta ve toplu gönderim yapısını kurduk. Bir listeye toplu bilgilendirme göndermek, gönderimin kime gittiğini kayıt altında tutmak CRM'in müşteri iletişimi bölümüyle aynı mantığa dayanır.

Yani CRM bizim için yeni bir teknoloji değil, tanıdık parçaların satış sürecine göre yeniden dizilmesi. Referans olarak bir CRM ekran görüntüsü gösteremeyiz ama panel ve otomasyon işlerimizi gösterebiliriz.

Satış ekibinin gerçekten kullanacağı ekran

CRM projelerinin çoğu teknik nedenlerle değil, kullanılmadığı için başarısız olur. Satış temsilcisi ekranı ağır bulursa kayıt girmez; kayıt girilmeyince yönetici rapora güvenmez, rapora güvenilmeyince sistem terk edilir. Bu zinciri kırmanın yolu ekranı hafif tutmaktır.

Pratikte bu şu demek: bir görüşme notu üç tıkta girilebilmeli, zorunlu alan sayısı gerçekten zorunlu olanlarla sınırlı olmalı, telefondan da kullanılabilmeli. Sahadaki temsilci masaya dönene kadar beklerse not hiç girilmez.

Yönetici tarafında ise az sayıda ama işe yarar ekran olur: kimde kaç açık teklif var, hangi teklif ne kadar süredir bekliyor, bu ay hangi müşterilere dönülmemiş. Bunların hepsi girilen kayıttan çıkar; kayıt kolay olduğu sürece rapor da doğru olur.

• Hızlı notGörüşme sonrası not girişi en az alanla, tek ekranda tamamlanır.
• Mobil kullanımEkranlar telefon ve tabletten kullanılabilecek biçimde tasarlanır.
• Yetki seviyesiTemsilci kendi portföyünü, yönetici tüm ekibi görecek biçimde ayrım yapılır.
• Açık teklif listesiBekleyen teklifler süresine göre sıralanır, uzun bekleyenler ayrı işaretlenir.
• Dışa aktarmaListeler Excel'e aktarılabilir, böylece mevcut alışkanlıklar tümden kesilmez.

Kapsam, veri aktarımı ve fiyatlama

İlk adımda mevcut Excel dosyalarınızı ve teklif şablonlarınızı inceliyoruz. Bu dosyalar aslında sistemin ihtiyaç listesidir; hangi alanların tutulduğu, hangi hesapların yapıldığı orada yazar. Eski kayıtların yeni sisteme aktarılması ayrı bir çalışma kalemidir ve baştan konuşulur.

Fiyat kapsama göre belirlenir. Kullanıcı sayısı, teklif akışının karmaşıklığı, mobil kullanım ve varsa entegrasyonlar netleştikten sonra yazılı ve sabit bir teklif veriyoruz.

Küçük başlamayı öneriyoruz. Müşteri kartı, teklif ve hatırlatma çekirdeğiyle devreye alıp ekip sistemi benimsedikten sonra rapor ve otomasyon katmanını eklemek, her şeyi baştan yazmaktan hem daha ucuz hem daha sağlıklı ilerliyor.