Ankara Sistem Entegrasyonu ve API Bağlantıları

Çift veri girişi nerede ortaya çıkar?

Firmalar yazılımlarını genelde tek seferde değil, ihtiyaç doğdukça alır. Önce muhasebe programı gelir, sonra e-ticaret sitesi açılır, sonra kargo firmasının kendi ekranı devreye girer. Her biri kendi başına iyi çalışır ama aralarında konuşma yoktur.

Boşluğu insan doldurur. Bir kişi siparişi e-ticaret panelinden okuyup muhasebeye girer, aynı bilgiyi kargo ekranına yazar, takip numarasını geri kopyalar. Bu iş sıkıcı olduğu kadar hataya da açıktır; yanlış yazılan bir adres ya da atlanan bir sipariş elle çalışmanın doğal sonucudur.

Sipariş sayısı arttıkça bu işi yapan kişi sayısı da artar. Entegrasyon, o kişileri işten çıkarmak için değil, kopyala yapıştır işinden çıkarıp asıl işe döndürmek için kurulur.

• Sipariş aktarımıE-ticaret veya panelden gelen sipariş muhasebeye elle girilmeden aktarılır.
• Stok eşleşmesiDepodaki stok değişimi satış kanallarına yansıtılır, olmayan ürün satılmaz.
• Kargo bağlantısıGönderi kaydı oluşturulur, takip numarası sisteme geri yazılır.
• Cari ve faturaMüşteri ve fatura bilgileri iki sistem arasında tek kaynaktan beslenir.

API bağlantısı ne yapar, ne yapamaz?

API, iki yazılımın birbiriyle veri alışverişi yapması için açtığı kapıdır. Bir tarafın API'si varsa oradan sipariş okumak, kayıt yazmak ya da durum güncellemek mümkün olur. Bağlantı kurulduğunda insan müdahalesi olmadan veri kendi başına akar.

Ancak her yazılım bu kapıyı açmaz. Bazı eski muhasebe programlarının API'si yoktur ya da yalnızca dosya alışverişine izin verir. Böyle durumlarda entegrasyon yine kurulabilir, fakat yöntem değişir ve sınırları baştan konuşulmalıdır. Bu yüzden ilk soruları hep karşı taraftaki yazılıma sorarız.

Entegrasyonun sihirli bir tarafı yok: iki sistem arasında ne kadar veri paylaşılabiliyorsa o kadarı akar. Yapılamayacak bir şeyi baştan söylemek, sonradan çıkacak sürprizden iyidir.

Gerçekten kurduğumuz bağlantılar

Raf Marketi'nde 514 ürünlük e-ticaret sitesini kurarken online ödeme ve kargo entegrasyonlarını da devreye aldık. Ödeme tarafında işlemin siteden başlayıp ödeme altyapısında tamamlanması ve sonucun sipariş kaydına dönmesi, kargo tarafında ise gönderi kaydının oluşturulması bu kapsamdaydı.

Türesan Makine'de e-posta ve toplu gönderim otomasyonunu kurduk. Bir olay gerçekleştiğinde ya da bir liste hazırlandığında gönderimin otomatik yapılması, entegrasyon mantığının iletişim tarafındaki karşılığı.

Bu iki iş, hem ödeme ve kargo gibi dış servislerle hem de kendi yazdığımız sistemle çalışma tecrübesi anlamına geliyor. Sizde hangi yazılımlar varsa önce onların ne verip ne alabildiğine bakarız; teklif bu incelemeden sonra çıkar.

Ankara'daki firmalar için tipik entegrasyon senaryoları

Ankara'da sık karşılaştığımız üç senaryo var. Birincisi, üretim yapan bir firmanın kendi sipariş panelini muhasebe programına bağlaması; böylece satış kaydı iki kez girilmez. İkincisi, e-ticaret satışı yapan bir firmanın stok ve kargo tarafını otomatikleştirmesi.

Üçüncüsü ise iki ayrı yazılımın aynı müşteri listesini tutması sorunu. Satış tarafında bir liste, muhasebede başka bir liste olduğunda hangisinin doğru olduğu belirsizleşir. Burada yapılan iş, tek bir ana kaynak belirleyip diğerini ondan beslemektir.

Bu işlerin çoğunda yerinde inceleme gerekiyor, çünkü mevcut yazılımların sürümlerine ve ayarlarına bakmak lazım. Yenimahalle'deki merkez ofisimiz ve Bilkent TEKMER'deki yazılım ekibimizle Ankara içindeki firmalara gidip incelemeyi yerinde yapıyoruz; Kırıkkale ve çevresi için bölge ofisimiz var.

• Panel ile muhasebeKendi sipariş panelinizden çıkan kayıtların muhasebe programına aktarılması.
• E-ticaret ile depoSatış kanalındaki stokla depodaki gerçek stoğun eşlenmesi.
• Kargo servisiGönderi oluşturma ve takip numarasının sipariş kaydına dönmesi.
• Tek müşteri kaynağıBirden fazla sistemde tutulan müşteri listesinin tek ana kaynağa bağlanması.

Hata yönetimi ve sonrası

Entegrasyonda asıl mesele her şey yolundayken ne olduğu değil, bir şey ters gittiğinde ne olduğudur. Karşı sistem yanıt vermediğinde veri kaybolmamalı, tekrar denenmeli ve denemeler kayıt altında tutulmalıdır. Kurduğumuz bağlantılarda aktarım kayıtları görülebilir biçimde tutulur, böylece bir siparişin neden geçmediği sonradan izlenebilir.

Karşı taraftaki yazılımlar zamanla değişir. Bir muhasebe programı sürüm yükseltir, bir servis kural değiştirir; entegrasyon da buna göre güncellenir. Bunu baştan söylüyoruz çünkü entegrasyon bir kez kurulup unutulan bir iş değil.

Fiyat kapsama göre belirlenir. Kaç sistem bağlanacak, aktarım hangi sıklıkta olacak, karşı tarafın API'si var mı gibi sorular netleştikten sonra yazılı sabit teklif veriyoruz. İnceleme sonucunda entegrasyonun mantıklı olmadığını düşünürsek bunu da açıkça söyleriz.