Ankara E-posta ve SMS Pazarlama

İzinsiz listeye gönderim yapmıyoruz

Bu konuda pazarlık yok. Fuardan toplanmış kartvizitler, satın alınmış numara listeleri ya da internetten derlenmiş e-posta adresleri izinli liste sayılmıyor. Bu tür listelere gönderim yapmak hem kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından yaptırım riski taşıyor hem de şikâyet oranı yükseldiğinde gönderim altyapınızın itibarını kalıcı biçimde zedeliyor.

İzin, kişinin ticari elektronik ileti almayı açık şekilde kabul etmesi anlamına geliyor. Bu kaydın nasıl, ne zaman ve hangi kanaldan alındığının saklanması gerekiyor. Bir denetim durumunda ispat yükümlülüğü gönderen tarafta; yani firmada.

Elinizde izinli olmayan bir liste varsa bunu görmezden gelmiyoruz. Böyle durumlarda listeyi bir kenara ayırıp izin toplamaya yönelik ayrı bir kurgu öneriyoruz. Bunun daha yavaş ilerlediği doğru, ama alternatifi risk almak.

İYS ve KVKK tarafında neler gerekiyor

Ticari elektronik ileti gönderen firmaların İleti Yönetim Sistemi'ne kayıtlı olması ve izinlerini bu sisteme yüklemesi gerekiyor. Alıcı ret hakkını kullandığında bu kayıt sisteme işleniyor ve o adrese gönderim durduruluyor. Kendi listenizde tuttuğunuz kayıt ile sistemdeki kayıt arasındaki uyumsuzluk, en sık karşılaşılan sorun.

KVKK tarafında ayrıca aydınlatma yükümlülüğü var. Kişinin verisinin hangi amaçla işlendiğini, ne kadar süre saklanacağını ve kime aktarıldığını bilmesi gerekiyor. Kayıt formunun altına konan tek satırlık bir onay kutusu çoğu zaman yeterli olmuyor.

Bu işin hukuki tarafını firmanın kendi hukuk danışmanıyla birlikte yürütmesini öneriyoruz. Bizim yaptığımız iş teknik tarafı doğru kurmak: formların izin kaydı üretmesi, ret bağlantısının her iletide bulunması ve gönderim listesinin sistemle uyumlu tutulması.

• İzin kaydıİznin hangi kanaldan, hangi tarihte ve hangi metinle alındığının saklanması.
• İYS yüklemesiAlınan izinlerin İleti Yönetim Sistemi'ne kaydedilmesi ve düzenli olarak güncellenmesi.
• Ret bağlantısıHer e-posta ve SMS'te çalışan, tek adımda listeden çıkma imkânı.
• Aydınlatma metniKayıt formunda verinin hangi amaçla işlendiğini açıklayan metnin bulunması.
• Liste temizliğiRet veren ve ulaşılamayan adreslerin listeden düzenli olarak çıkarılması.

Segmentasyon: listeyi bölmek neden işe yarıyor

Tek bir listeye herkese aynı mesajı göndermek en kolay yol ve en zayıf sonucu veriyor. Bayiye gönderilecek mesajla son kullanıcıya gönderilecek mesaj aynı olamaz. Ankara'daki üretici firmalarda bu ayrım çoğu zaman bayi, proje müşterisi ve teklif almış ama satın almamış kişiler biçiminde kuruluyor.

Segment kurmanın şartı, listede yalnızca adres değil biraz bilgi bulunması. Kişinin hangi ürünle ilgilendiği, hangi kanaldan geldiği, daha önce alışveriş yapıp yapmadığı gibi alanlar toplanmadığında segmentasyon yapılamıyor. Bu yüzden kayıt formunun tasarımı gönderimden önce gelen bir iş.

İyi kurulmuş bir segment, gönderim sayısını azaltıp karşılığını artırıyor. Herkese ayda dört ileti göndermek yerine, ilgili gruba ayda bir ileti göndermek hem şikâyet oranını düşürüyor hem listenin ömrünü uzatıyor.

E-posta mı SMS mi

İki kanalın işi farklı. E-posta uzun anlatıma, katalog ve fiyat listesi paylaşımına, teknik doküman göndermeye uygun. SMS ise kısa, zamana bağlı ve hemen okunması gereken mesajlar için: randevu hatırlatması, sipariş durumu, sınırlı süreli bir duyuru.

SMS'in okunma ihtimali yüksek olduğu için rahatsız etme ihtimali de yüksek. Kampanya mesajını SMS ile sık göndermek listeyi hızla eritiyor. Firmalara genellikle SMS'i bilgilendirme, e-postayı içerik ve tanıtım için kullanmalarını öneriyoruz.

Ankara'daki üretici firmalarda ikisinin birlikte kullanıldığı bir kurgu iyi işliyor: fuar ya da tanıtım öncesi bilgilendirme e-postası, etkinlik gününe yakın kısa bir SMS hatırlatması. Türesan Makine için kurduğumuz e-posta ve toplu gönderim otomasyonu bu mantıkla çalışıyor.

• E-postaKatalog, teknik doküman, kampanya anlatımı ve düzenli bülten için uygun.
• SMSRandevu, sipariş durumu ve tarihe bağlı kısa duyurular için uygun.
• Otomatik akışForm dolduran veya teklif alan kişiye belirlenmiş sırayla giden hazır iletiler.
• Gönderim altyapısıAlan adı doğrulaması yapılmış, teslimat raporu üretebilen bir sistem üzerinden gönderim.

Toplu gönderimin sınırları

Toplu gönderim sihirli bir kanal değil. Listeniz küçükse ya da izinli değilse, kaç ileti gönderdiğinizin bir önemi kalmıyor. Gönderim yapılan adreslerin bir kısmı iletiyi hiç açmıyor, bir kısmı spam klasörüne düşüyor, bir kısmı da zamanla ret veriyor. Bu normal bir durum ve listenin doğal davranışı.

Teslimat oranını etkileyen teknik konular var: gönderim yapılan alan adının doğrulanmış olması, içeriğin spam süzgeçlerini tetikleyecek biçimde yazılmaması ve listenin düzenli temizlenmesi. Bunlar yapılmadığında iletiler alıcıya hiç ulaşmıyor ve gönderen bunun farkına varmıyor.

Rapor okurken de dikkatli olmak gerekiyor. Açılma oranı ölçümü bazı e-posta uygulamalarının davranışı yüzünden olduğundan yüksek görünebiliyor. Biz raporlarda hangi ölçümün güvenilir, hangisinin yaklaşık olduğunu ayrı ayrı belirtiyoruz.